Dans le monde des affaires, la courtoisie et la politesse sont essentielles pour créer une bonne impression. Bien que l’utilisation des médias sociaux et des messages texte soient devenus populaires, un e-mail formel est toujours utilisé pour communiquer rapidement et efficacement avec les collègues, les clients et les autres contacts professionnels. Écrire un email formel peut être intimidant, mais avec un peu de pratique et de conseils, vous pouvez apprendre à écrire des messages qui sont à la fois polis et professionnels.
1. Choisir une adresse email neutre
Lorsque vous envoyez des e-mails à des contacts professionnels, il est judicieux de choisir une adresse e-mail qui est neutre et professionnelle. Évitez d’utiliser des adresses e-mail qui contiennent des informations personnelles ou qui sont trop spécifiques à votre entreprise. Utilisez plutôt une adresse e-mail générique qui inclut votre nom de famille et qui est liée à votre entreprise, car cela vous donnera une apparence plus professionnelle et crédible.
2. Rédiger un titre court et précis
Le titre ou le sujet de votre email est souvent le premier contact que votre destinataire aura avec votre message. Il est important de bien le rédiger pour que le destinataire puisse voir rapidement de quoi il s’agit. Évitez d’utiliser des titres trop génériques comme «Questions» ou «Aide», et essayez de choisir un titre qui est clair et précis. Par exemple, vous pourriez rédiger «Demande de renseignements sur le produit X» ou «Questions sur le processus de commande».
3. Utiliser une formule d’appel appropriée
Que vous envoyiez un email à un collègue ou à un client, il est important de commencer votre message avec une formule d’appel appropriée. Une formule d’appel est une phrase qui est spécifique à la situation et qui précise à qui le message est destiné. Les formules d’appel les plus courantes sont «Cher Monsieur X» ou «Cher Madame X» pour un mail à un client ou à un collègue, et «Cher Dr X» pour un email à un médecin. Si vous ne connaissez pas le titre de votre destinataire, vous pouvez utiliser «Cher Monsieur/Madame».
4. Introduisez-vous rapidement
Si votre destinataire ne vous connaît pas personnellement, vous pouvez vous présenter brièvement dans votre premier paragraphe. Cela peut être utile pour expliquer votre lien avec le destinataire ou pour lui donner une meilleure idée de votre identité et de votre rôle au sein de votre entreprise. Par exemple, vous pourriez dire «Je suis le responsable marketing de l’entreprise X et je souhaite vous contacter pour discuter de nos produits».
5. Rédiger le corps du message
Une fois que vous avez écrit votre formule d’appel et vous êtes présenté, vous pouvez passer à la rédaction du corps du message. Il est important d’être clair et concis et d’utiliser un ton professionnel et poli. N’oubliez pas de mentionner pourquoi vous écrivez et de vous assurer que votre message est facile à comprendre. Si vous faites des demandes ou des requêtes, soyez clair sur ce que vous attendez et mentionnez une date limite si nécessaire.
6. Utiliser une formule de conclusion appropriée
Une fois que vous avez rédigé votre message, il est temps d’utiliser une formule de conclusion appropriée. Les formules de conclusion les plus courantes sont «Bien à vous», «Merci pour votre temps» et «Je vous remercie de votre attention». Si vous attendez une réponse, vous pouvez également ajouter «Je vous prie de bien vouloir me contacter si vous avez besoin d’autres informations» ou «Veuillez me contacter pour me tenir au courant de votre décision».
7. Vérifier et envoyer le message
Une fois que vous avez rédigé votre message et ajouté une formule de conclusion appropriée, il est temps de le vérifier. Vérifiez que votre message est clair et concis, que vous avez utilisé un bon ton et que vous n’avez pas fait de fautes d’orthographe. Si vous le souhaitez, vous pouvez également demander à un collègue de relire votre message pour vous assurer qu’il est correct. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, vous pouvez l’envoyer à votre destinataire.
Envoyer des emails formels peut être intimidant, mais en suivant les conseils ci-dessus, vous pouvez facilement apprendre à écrire des emails professionnels et polis. De plus, en vous entraînant à écrire des emails formels, vous pouvez améliorer vos compétences en communication et développer votre carrière.