Comment écrire suite à un appel téléphonique : Guide complet et exemples
Vous venez de terminer un appel téléphonique important et vous souhaitez maintenant rédiger un email de suivi pour consolider les points clés de la conversation, exprimer votre gratitude ou simplement maintenir le contact. Mais comment s’y prendre pour rédiger un email efficace et professionnel qui reflète la qualité de votre conversation téléphonique ? Ne vous inquiétez pas, cet article vous guidera pas à pas pour écrire un email percutant suite à un appel téléphonique, en vous fournissant des exemples concrets et des conseils précieux pour maximiser votre impact.
L’importance d’un email de suivi après un appel téléphonique
Un email de suivi après un appel téléphonique est un outil puissant pour plusieurs raisons. Il vous permet de :
- Confirmer les points clés de la conversation : En récapitulant les points importants, vous assurez une compréhension commune et évitez les malentendus.
- Exprimer votre gratitude : Remercier la personne pour son temps et son attention démontre votre professionnalisme et votre respect.
- Maintenir le contact : Un email de suivi vous permet de rester en tête et de montrer votre intérêt à poursuivre la relation.
- Clarifier des points spécifiques : Si des questions sont restées en suspens, l’email vous permet d’y répondre clairement et de faire avancer les choses.
En bref, un email de suivi bien rédigé peut faire la différence entre un contact superficiel et une relation fructueuse. C’est une occasion de laisser une impression positive et de créer une base solide pour des interactions futures.
Les éléments clés d’un email de suivi efficace
Un email de suivi efficace se compose de plusieurs éléments essentiels. Voici une structure type à suivre :
- Objet clair et concis : L’objet de votre email doit être suffisamment précis pour capter l’attention du destinataire et lui donner envie de l’ouvrir. Par exemple, « Suivi de notre conversation téléphonique du [date] » ou « Confirmation des points clés de notre appel ».
- Salutation personnalisée : Commencez par une salutation cordiale et personnalisée, en utilisant le nom du destinataire si possible.
- Remerciements : Exprimez votre gratitude pour le temps et l’attention accordés lors de l’appel.
- Résumé des points clés : Récapitulez les points importants de la conversation, en veillant à la clarté et à la concision. Si vous avez convenu d’actions spécifiques, mentionnez-les clairement.
- Questions ou clarifications : Si vous avez des questions ou des points à éclaircir, n’hésitez pas à les poser.
- Appel à l’action : Si vous souhaitez que le destinataire prenne une action spécifique, formulez clairement votre demande.
- Clôture et signature : Terminez votre email par une formule de politesse appropriée et votre signature.
Exemples d’emails de suivi après un appel téléphonique
Voici quelques exemples concrets d’emails de suivi pour différentes situations :
Exemple 1 : Suivi d’un appel de vente
Objet : Suivi de notre conversation téléphonique du [date]
Cher [Nom du destinataire],
Merci d’avoir pris le temps de me parler aujourd’hui. J’ai apprécié l’occasion de discuter de [sujet de l’appel] avec vous.
Comme convenu, je vous joins [document ou lien] qui vous permettra de mieux comprendre [point clé].
N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Je suis impatient de vous entendre bientôt.
Cordialement,
[Votre nom]
Exemple 2 : Suivi d’un appel de recrutement
Objet : Suivi de notre conversation téléphonique du [date]
Cher [Nom du recruteur],
Merci beaucoup pour votre temps et votre intérêt pour ma candidature. J’ai été ravi de discuter de l’opportunité de [poste] chez [entreprise] avec vous.
Je suis particulièrement intéressé par [point clé évoqué lors de l’appel] et je suis convaincu que mes compétences et mon expérience seraient un atout précieux pour votre équipe.
Je suis impatient de connaître la suite de la procédure de recrutement.
Cordialement,
[Votre nom]
Exemple 3 : Suivi d’un appel professionnel
Objet : Confirmation des points clés de notre appel
Cher [Nom du destinataire],
Merci pour notre conversation téléphonique productive d’aujourd’hui. J’ai apprécié l’occasion d’échanger avec vous sur [sujet de l’appel].
Voici un bref résumé des points clés que nous avons abordés :
- [Point clé 1]
- [Point clé 2]
- [Point clé 3]
Je suis à votre disposition si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de ces points plus en détail.
Cordialement,
[Votre nom]
Conseils supplémentaires pour écrire un email de suivi efficace
En plus des éléments clés mentionnés ci-dessus, voici quelques conseils supplémentaires pour améliorer vos emails de suivi :
- Soyez bref et concis : L’attention des gens est limitée, allez droit au but et évitez les détails superflus.
- Utilisez un ton professionnel et courtois : Même si vous avez eu une conversation informelle, maintenez un ton professionnel dans votre email.
- Vérifiez l’orthographe et la grammaire : Avant d’envoyer votre email, relisez-le attentivement pour éviter les erreurs.
- Personnalisez vos emails : Adaptez le contenu de votre email en fonction du destinataire et de la situation.
- Suivez-vous un modèle : Utilisez un modèle d’email de suivi pour gagner du temps et garantir la cohérence de vos communications.
En suivant ces conseils et en utilisant les exemples fournis, vous serez en mesure de rédiger des emails de suivi efficaces et professionnels qui vous aideront à entretenir des relations positives et à atteindre vos objectifs. N’oubliez pas que la clé du succès réside dans la clarté, la concision et la personnalisation.